Administratief medewerker verhuur: onthaal en admini...

Functie

De Woonmaatschappijen staan voor uitdagende tijden en veranderingen. Zo komt er in Vlaanderen vanaf januari 2024 een Centraal Inschrijvingsregister wat een impact heeft op de dagelijkse werking en beheer van kandidatendossiers. Daarom is Thuispunt Gent op zoek naar een bijkomende tijdelijk administratief medewerker afdeling verhuur (periode van 3 maanden). Je zal ingezet worden om de verwachte toevloed aan vragen van kandidaten op te vangen en te faciliteren. Je focus zal daarvoor grotendeels liggen op het onthaal en beantwoorden van vragen van kandidaten en huurders aan onze loketten. Naast het dagelijks contact met onze kandidaten en huurders, zal je ook back-office – taken uitvoeren, zoals aanmaak en beheer van kandidaten- en/of huurdersdossiers, administratieve controles van data in onze software.

Dit houdt volgende taken in:

Administratie inschrijvingen:

• Onthaalfunctie: je optimaliseert de bezoekersstromen aan onze loketten.

• Je verzorgt dagelijks aan het loket de logistiek voor de inschrijvingen gelinkt aan het CIR. Je begeleidt de kandidaten bij hun inschrijving en vervolledigt de inschrijving.

• Tijdens het gesprek aan de balie met de kandidaat-huurder geef je al een minimum aan informatie over het patrimonium en antwoord je ook gericht op de specifieke vragen van de kandidaat-huurder.

• Je beheert kandidatendossiers en vervolledigt waar nodig in functie van de gegevensuitwisseling met het CIR.

Andere administratie zoals toewijzingen/bezichtigingen:

• Je antwoordt op allerhande vragen van kandidaten en huurders of verwijst correct door.

• Je controleert of de dossiers van de kandidaat-huurders voldoen aan de toelatingsvoorwaarden voor een sociale woning zoals wettelijk bepaald.

• Bij onvolledige dossiers contacteer je de kandidaat-huurders met de vraag bijkomende documenten en informatie aan te leveren.

• Je kan ook worden ingeschakeld om kandidaten telefonisch te contacteren in aanloop naar de afspraak voor bezichtiging en ook daarna om het dossier verder te verwerken.

• Indien nodig ga je mee op locatie voor een groepsbezichtigingsmoment waar je rondgangen organiseert voor de verschillende kandidaat-huurders.

• Na de bezichtiging verwerk je de reactie van de kandidaat-huurder (weigering of acceptatie) op de correcte, wettelijk bepaalde en administratieve manier.

Om deze taken te kunnen uitvoeren heb je inzicht en kennis nodig van een bepaald deel van de geldende wetgeving. Deze kan je aanleren door zelfstudie, interne opleiding en mee te lopen met collega’s. Je zal deze wetgeving je snel eigen moeten maken omdat deze van cruciaal belang om correct te kunnen werken.

Jouw profiel

• Je combineert een diploma secundair onderwijs of gelijkwaardig met een ruime ervaring in administratie.

• Je hebt bij voorkeur ervaring in een sociale context.

• Je bent luistervaardig, voelt de noden van de klant / kandidaat-huurder goed aan en bezit een commerciële flair en overtuigingskracht om kandidaat-huurders over de streep te trekken.

• Je werkt je taken zelfstandig af en pakt de dagelijkse problemen vlot aan.

• Je bent resultaatgericht en hebt het in je vingers om op een overzichtelijke manier te rapporteren.

• Je vindt het fijn om samen te werken met anderen.

• Professionele dossiers (klantendossiers, vorderingen, ...) voorbereiden en opvolgen (bijwerken, afsluiten, ...)
• Klanten, leveranciers, bezoekers ontvangen en oriënteren
  Boodschappen noteren en afspraken vastleggen
• Gegevens voor de opvolging van de activiteit bijwerken (situatieoverzichten, resultatentabellen, ...)
• Briefwisseling sorteren, verdelen, frankeren en registreren
  E-mails behandelen
• Documenten invoeren en de lay-out verzorgen
  Documenten doorsturen en klasseren
• Professionele dossiers, verslagen van vergaderingen, ... coderen en archiveren

Aanbod

• Een contract van bepaalde duur (3 maanden) met een verloning volgens barema C111-C112-C113;

• Fietsvergoeding van 24 cent per kilometer (max. 30 kilometers per dag) of volledige terugbetaling openbaar vervoer;

• Maaltijdcheques van 8 euro per volledig gewerkte dag;

• Gratis hospitalisatieverzekering (Ethias); gezinsleden kunnen aansluiten tegen betaling;

• Groepsverzekering (Ethias) met mogelijkheid voor keuze gewaarborgd inkomen;

• Dienst gsm;

• Laptop;

• Vakantieregeling (voor voltijdse betrekking)

  • 20 wettelijke dagen – vrij te nemen

  • 3 extralegale feestdagen (dit zijn 2 januari, 11 juli en 26 december)

  • 7 extralegale verlofdagen – vrij te nemen

  • 4 rimpeldagen (afhankelijk van de leeftijd – gradueel vanaf 45 jaar)

  • 10 betaalde feestdagen

  • 6 ADV dagen (39 u. per week)